Картка клієнта в косметології: зразок і варіанти картки процедури

Клієнтка повертається через пів року на пілінг і питає, чи це «та сама кислота, що минулого разу». Якщо відповідь лежить у папці з написом «2025», а не в картці, яку ви відкриваєте за кілька секунд, картка не працює. Нижче — зразок картки клієнта, картка процедури для кожного візиту у варіантах для п’яти груп процедур і коротка інструкція, як вести все це в телефоні.

Що має бути в картці клієнта косметолога

Єдиного обов’язкового бланка в Польщі немає (польською картку називають karta klienta або karta zabiegowa), але добра картка завжди складається з двох частин: постійної, яку заповнюєте один раз і оновлюєте, та запису з кожного візиту.

• Дані клієнта — ім’я та прізвище, контакти, дата народження (важлива, коли клієнт неповнолітній).
• Косметологічна анкета — алергії, ліки й добавки, вагітність чи годування, хронічні хвороби та хвороби шкіри. Повний перелік питань — у статті Косметологічна анкета: питання перед процедурою.
• Протипоказання і рішення — що ви виявили і чи відбулася процедура.
• Згоди — на обробку даних, на дані про здоров’я, на зберігання фото й окремо на їх публікацію.
• Перебіг процедури — дата, хто виконував, препарати з номером серії, параметри, реакція шкіри й рекомендації. Для кислот, пігментів і клеїв номер серії — перше, про що питають при рекламації.
• Фото до і після — лише якщо клієнтка погодилася на їх зберігання.

Зразок картки клієнта

Якщо ваші клієнти — поляки, дайте їм польськомовний бланк: він є в польській версії цієї статті.

Скопіюйте й адаптуйте під свій салон:

КАРТКА КЛІЄНТА — [назва салону]

1. Дані клієнта

Ім’я та прізвище:

Телефон:E-mail:

Дата народження:Дата першого візиту:

2. Анкета

Головна проблема / мета візиту:

Алергії (ліки, косметика, латекс, метали, інше):☐ ні ☐ так:

Ліки й добавки, які приймаєте:

Хронічні хвороби, хвороби шкіри:

Вагітність або годування груддю:☐ ні ☐ так

Остання схожа процедура (коли, де):

Реакції шкіри раніше:☐ немає ☐ легке почервоніння ☐ сильна чутливість

3. Протипоказання

Виявлені протипоказання:☐ немає ☐ так:

Рішення:☐ процедуру виконано ☐ процедуру перенесено ☐ потрібна консультація лікаря

4. Згоди

Обробка персональних даних:☐ так ☐ ні

Обробка даних про здоров’я (явна згода):☐ так ☐ ні

Зберігання фото до і після:☐ так ☐ ні

Публікація фото в матеріалах салону:☐ так ☐ ні

5. Заява клієнта

Підтверджую, що інформація в анкеті правдива й повна. Перед наступною процедурою повідомлю салон про будь-які зміни у стані здоров’я та ліках.

Дата:

Підпис клієнта:

Зразок картки процедури — запис із візиту

Цей блок заповнюєте при кожній процедурі. Рядок «Перебіг процедури» замініть варіантом для своєї послуги — варіанти для п’яти найчастіших груп нижче.

КАРТКА ПРОЦЕДУРИ — [назва салону]

Клієнт:Дата:

Процедура:Ділянка:

Хто виконує:

Зміни від останнього візиту (здоров’я, ліки, вагітність, засмага):☐ немає ☐ так:

Перебіг процедури: [вставте варіант нижче]

Реакція шкіри під час і одразу після процедури:

Рекомендації, які отримала клієнтка:

Фото до / після:☐ так ☐ ні

Наступний візит / наступна процедура в курсі:

Підпис майстра:

Підпис клієнта:

Для процедур із вищим ризиком — лазер, перманентний макіяж, хімічний пілінг — додайте до картки окрему згоду на процедуру з описом можливих побічних ефектів.

Як це зробити в Terminka

У Terminka обидві частини картки ви ведете в застосунку Terminka Partner, а онлайн-картка процедури надходить клієнтці посиланням. Ось як це виглядає:

1. Оберіть готовий шаблон. У «Налаштуваннях карток клієнтів» відкрийте «Шаблони карток» → «Готові шаблони». Їх 31, серед них «Нарощування вій», «Перманентний макіяж брів», «Лазерна епіляція», «Хімічний пілінг» і «Гель-манікюр». У кожному ті самі базові поля: мета візиту, алергії, ліки й добавки, протипоказання, історія реакцій шкіри, вагітність чи годування, остання схожа процедура, фото до і нотатки з процедури.
2. Допишіть перебіг процедури. Готовий шаблон не редагується — натисніть «Створити на основі цього» і у своїй копії скористайтеся «Додати поле». Рядки з варіанта переносите як поля: «Клей, № серії» — як «Текст», «Вигин» — як «Один варіант», «Процедура № у курсі» — як «Число», ескіз форми — як «Фото». Тип обирайте за підказкою застосунку: «Профіль» — один раз на клієнта, «Процедура» — щовізиту.
3. Прикріпіть картку до послуги. У шаблоні ввімкніть «Авто-підказка при записі» і виберіть «Послуги». Коли клієнтка запишеться на цю послугу, у візиті в блоці «Документи та догляд» з’явиться «Потрібна дія» — доки в неї немає актуальної картки за цим шаблоном. Готові шаблони діють безстроково, тож одного разу заповненої картки досить; щоб питати знову, задайте у своєму шаблоні «Термін дії картки» (наприклад, 12 міс.). Запис на конкретний візит можна додати й самостійно: «Інформація про клієнта» → «Картка» → «Картки» → «Нова картка».
4. Заповніть або надішліть. Картку, якої бракує, заповнюєте у візиті кнопкою «Заповнити картку». Якщо хочете, щоб клієнтка сама відповіла на питання, оберіть «SMS з посиланням», «Email з посиланням», «QR у кабінеті» або «Передати пристрій клієнту». Клієнтка бачить форму в браузері, без застосунку, і підписує її пальцем або кодом із SMS.
5. Перевірте картку клієнтки. В «Інформація про клієнта» → «Картка» → «Картки» видно кожну картку зі статусом «Заповнена» або «Підписана». Підписана зберігається як PDF із датою та версією тексту, і змінити її після підпису не можна.

До картки додаєте й фото до і після з контролем згоди на публікацію: застосунок показує, чи погодилася клієнтка на їх зберігання і окремо — на публікацію.

Часті запитання про картку клієнта

Скільки зберігати картку клієнта?

У польському законодавстві немає норми, яка визначала б цей строк для салону краси. Діє принцип RODO (GDPR): дані зберігають, доки вони потрібні для послуг, а потім — для захисту від можливих претензій. Вимоги клієнтки до салону, як правило, втрачають позовну давність через 6 років, в останній день календарного року (art. 118 Цивільного кодексу Польщі); трирічний строк стосується вимог самого салону, тож для картки він не орієнтир. Для шкоди здоров’ю діють окремі правила (art. 442¹), а для неповнолітніх давність не може спливти раніше ніж через 2 роки після повноліття. Свій строк, відлічений від останнього візиту, запишіть у внутрішній політиці, а після нього дані видаліть або знеособте.

Чи треба переписувати старі паперові картки?

Ні. Скани паперових документів додаєте до картки клієнта — до 30 сторінок і 20 МБ, із датою підписання. Згоди, позначені на такому скані, видно в картці так само, як підписані в застосунку.

Хто в салоні бачить картку?

Папку на рецепції відкриє будь-хто. У застосунку доступ залежить від ролі в команді, а відкриття даних про здоров’я записується в журнал доступу.

Готовий шаблон картки процедури вже є в Terminka — допишете до нього поля з варіанта для своєї послуги, а клієнтка заповнить і підпише його на телефоні або за посиланням. Електронна картка клієнта працює від плану Solo, а після реєстрації 14 днів усі функції безкоштовно.