Karta klienta kosmetycznego — wzór i karta zabiegowa dla pięciu grup zabiegów

Klientka wraca po pół roku na peeling i pyta, czy to „ten sam kwas co ostatnio”. Jeśli odpowiedź leży w segregatorze z napisem „2025”, a nie w karcie, którą otwierasz w kilka sekund, karta nie spełnia swojej roli. Poniżej znajdziesz wzór karty klienta kosmetycznego, kartę zabiegową na każdą wizytę w wersjach dla pięciu grup zabiegów i krótką instrukcję, jak prowadzić to wszystko w telefonie.

Co powinna zawierać karta klienta kosmetycznego

Nie ma jednego urzędowego wzoru, ale dobra karta ma zawsze dwie części: stałą, którą wypełniasz raz i aktualizujesz, oraz wpis z każdej wizyty.

• Dane klienta — imię i nazwisko, kontakt, data urodzenia (ważna przy osobach niepełnoletnich).
• Wywiad kosmetyczny — alergie, leki i suplementy, ciąża lub karmienie, choroby przewlekłe i choroby skóry. Pełną listę pytań znajdziesz w artykule Wywiad kosmetyczny — pytania przed zabiegiem.
• Przeciwwskazania i decyzja — co stwierdziłaś i czy zabieg się odbył.
• Zgody — na przetwarzanie danych, na dane o zdrowiu, na przechowywanie zdjęć i osobno na ich publikację.
• Przebieg zabiegu — data, osoba wykonująca, preparaty z numerem serii, parametry, reakcja skóry i zalecenia. Przy kwasach, pigmentach i klejach numer serii to pierwsze pytanie przy każdej reklamacji.
• Zdjęcia przed i po — tylko wtedy, gdy klientka zgodziła się na ich przechowywanie.

Wzór karty klienta kosmetycznego

Skopiuj i dopasuj do swojego salonu:

KARTA KLIENTA — [nazwa salonu]

1. Dane klienta

Imię i nazwisko:

Telefon:E-mail:

Data urodzenia:Data pierwszej wizyty:

2. Wywiad

Główny problem / cel wizyty:

Alergie (leki, kosmetyki, lateks, metale, inne):☐ nie ☐ tak:

Przyjmowane leki i suplementy:

Choroby przewlekłe, choroby skóry:

Ciąża lub karmienie piersią:☐ nie ☐ tak

Ostatni podobny zabieg (kiedy, gdzie):

Dotychczasowe reakcje skóry:☐ brak ☐ lekkie zaczerwienienie ☐ silna wrażliwość

3. Przeciwwskazania

Stwierdzone przeciwwskazania:☐ brak ☐ tak:

Decyzja:☐ zabieg wykonany ☐ zabieg przełożony ☐ potrzebna konsultacja lekarska

4. Zgody

Przetwarzanie danych osobowych:☐ tak ☐ nie

Przetwarzanie danych o zdrowiu (wyraźna zgoda):☐ tak ☐ nie

Przechowywanie zdjęć przed i po:☐ tak ☐ nie

Publikacja zdjęć w materiałach salonu:☐ tak ☐ nie

5. Oświadczenie klienta

Oświadczam, że informacje podane w wywiadzie są prawdziwe i kompletne. Przed kolejnym zabiegiem poinformuję salon o każdej zmianie stanu zdrowia i przyjmowanych leków.

Data:

Podpis klienta:

Wzór karty zabiegowej — wpis z wizyty

Ten blok wypełniasz przy każdym zabiegu. Linię „Przebieg zabiegu” zastąp wariantem dla swojej usługi — wersje dla pięciu najczęstszych grup znajdziesz pod wzorem.

KARTA ZABIEGOWA — [nazwa salonu]

Klient:Data:

Zabieg:Obszar:

Osoba wykonująca:

Zmiany od ostatniej wizyty (zdrowie, leki, ciąża, opalanie):☐ brak ☐ tak:

Przebieg zabiegu: [wstaw wariant poniżej]

Reakcja skóry w trakcie i tuż po zabiegu:

Zalecenia przekazane klientce:

Zdjęcie przed / po:☐ tak ☐ nie

Kolejna wizyta / następny zabieg w serii:

Podpis osoby wykonującej:

Podpis klienta:

Przy zabiegach z wyższym ryzykiem — laser, makijaż permanentny, peeling chemiczny — dołącz do karty osobną zgodę na zabieg z opisem możliwych efektów ubocznych.

Jak to zrobić w Terminka

W Terminka obie części karty prowadzisz w aplikacji Terminka Partner, a karta zabiegowa online trafia do klientki jako link. Wygląda to tak:

1. Wybierz gotowy wzór. W Ustawieniach kart klientów otwórz Szablony kart → Gotowe szablony. Jest ich 31, m.in. „Przedłużanie rzęs”, „Makijaż permanentny brwi”, „Depilacja laserowa”, „Peeling chemiczny” i „Manicure hybrydowy”. Każdy ma te same podstawowe pola: cel wizyty, alergie, leki i suplementy, przeciwwskazania, historię reakcji skóry, ciążę lub karmienie, ostatni podobny zabieg, zdjęcie przed i notatki z zabiegu.
2. Dopisz przebieg zabiegu. Gotowego szablonu się nie edytuje — wybierz Utwórz na podstawie tego i w swojej kopii użyj Dodaj pole. Linie z wariantu przenosisz jako pola: „Klej, nr serii” jako Tekst, „Skręt” jako Jednokrotny wybór, „Zabieg nr w serii” jako Liczba, projekt kształtu jako Zdjęcie. Typ wybierz według podpowiedzi aplikacji: Profil — raz na klienta, Zabieg — co wizytę.
3. Przypnij kartę do usługi. W szablonie włącz Auto-podpowiedź przy rezerwacji i wybierz Usługi. Gdy klientka zapisze się na tę usługę, w wizycie w bloku Dokumenty i opieka zobaczysz Wymaga działania — dopóki nie ma aktualnej karty z tego szablonu. Gotowe szablony są ważne bezterminowo, więc raz wypełniona karta wystarcza; jeśli chcesz pytać ponownie, ustaw w swoim szablonie Ważność karty (np. 12 mies.). Wpis na konkretną wizytę dodasz też sama: Informacje o kliencie → Karta → Karty → Nowa karta.
4. Wypełnij albo wyślij. Brakującą kartę uzupełniasz w wizycie przyciskiem Wypełnij kartę. Jeśli chcesz, żeby klientka sama odpowiedziała na pytania, wybierz SMS z linkiem, Email z linkiem, QR w gabinecie albo Przekaż urządzenie klientowi. Klientka widzi formularz w przeglądarce, bez instalowania aplikacji, i podpisuje go palcem albo kodem z SMS-a.
5. Sprawdź kartę klientki. W Informacjach o kliencie → Karta → Karty widać każdą kartę ze statusem Wypełniona albo Podpisana. Podpisana zapisuje się jako PDF z datą i wersją treści i nie da się jej zmienić po fakcie.

Do karty dodajesz też zdjęcia przed i po z kontrolą zgody na publikację: aplikacja pokazuje, czy klientka zgodziła się na ich przechowywanie i osobno — na publikację.

Częste pytania o kartę klienta

Jak długo przechowywać kartę klienta?

Nie ma przepisu, który ustalałby ten termin dla salonu kosmetycznego. Obowiązuje zasada RODO: dane trzymasz tak długo, jak są potrzebne do usług, a potem do obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Roszczenia klientki wobec salonu przedawniają się co do zasady po 6 latach, z końcem roku kalendarzowego (art. 118 KC); 3-letni termin dotyczy roszczeń samego salonu, więc nie jest dobrą miarą. Przy szkodzie na osobie obowiązują osobne zasady (art. 442¹ KC), a u osób niepełnoletnich przedawnienie nie może skończyć się wcześniej niż 2 lata po uzyskaniu pełnoletności. Własny okres, liczony od ostatniej wizyty, zapisz w wewnętrznej polityce, a po jego upływie dane usuń albo zanonimizuj.

Czy przechodząc z papieru, muszę przepisać stare karty?

Nie. Skany papierowych dokumentów dodajesz do karty klienta przyciskiem Wgraj skan — do 30 stron i 20 MB, z datą podpisania. Zgody zaznaczone na takim skanie są widoczne w karcie tak samo jak te podpisane w aplikacji.

Kto w salonie widzi kartę?

Segregator na recepcji otworzy każdy. W aplikacji dostęp zależy od roli w zespole, a otwieranie danych o zdrowiu zapisuje się w dzienniku dostępu.

Gotowy wzór karty zabiegowej masz już w Terminka — dopiszesz do niego pola z wariantu dla swojej usługi, a klientka wypełni go i podpisze na telefonie albo przez link. Elektroniczna karta klienta działa od planu Solo, a po rejestracji przez 14 dni sprawdzisz wszystkie funkcje za darmo.