1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób DOIT-BI Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, pl. Powstańców Śląskich 1/11, 53-329 Wrocław, KRS 0001034827, NIP 8992959861, REGON 525250584, działająca pod marką Terminka („Terminka”, „my”, „nas”), przetwarza dane osobowe w związku z korzystaniem z aplikacji Terminka Partner i Terminka, serwisu internetowego terminka.com oraz powiązanych usług i kanałów komunikacji.
Zależy nam na tym, aby jasno wyjaśnić, jakie dane zbieramy, po co to robimy, komu możemy je przekazywać i jakie prawa przysługują użytkownikom. Dane przetwarzamy zgodnie z RODO oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.
2. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest DOIT-BI Sp. z o.o. działająca pod marką Terminka.
Dane kontaktowe:
DOIT-BI Sp. z o.o.
pl. Powstańców Śląskich 1/11
53-329 Wrocław
Polska
Kontakt ogólny:
support@terminka.com
+48 570 704 956
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem:
rodo@terminka.com
3. Kogo dotyczy ta Polityka
Polityka dotyczy dwóch głównych grup użytkowników:
- Partnerów, czyli użytkowników biznesowych korzystających z Terminka Partner,
- Klientów, czyli osób korzystających z Terminki lub innych kanałów Terminki w celu przeglądania oferty, kontaktu z Partnerem albo dokonania rezerwacji.
4. Jaką rolę pełni Terminka
W zależności od sytuacji Terminka może działać jako administrator danych albo jako podmiot przetwarzający. Jako administrator działamy przede wszystkim wtedy, gdy przetwarzamy dane związane z kontami Partnerów i Klientów, a także dane potrzebne do bezpieczeństwa usług, analityki, obsługi użytkownika, rozwoju produktu oraz rozliczeń Partnera z Terminką.
Z kolei w przypadku danych klientów Partnera, które są obsługiwane w Terminka Partner, Terminka działa zasadniczo jako podmiot przetwarzający. Oznacza to, że Partner pozostaje administratorem tych danych i samodzielnie decyduje o celach oraz sposobach ich przetwarzania w związku ze świadczeniem własnych usług, a Terminka przetwarza je na jego zlecenie zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).
5. Skąd mamy dane
Dane osobowe otrzymujemy z różnych źródeł. Najczęściej przekazujesz je nam bezpośrednio, kiedy zakładasz konto, uzupełniasz profil, kontaktujesz się z nami albo korzystasz z funkcji aplikacji i serwisu.
W niektórych przypadkach dane mogą pochodzić także od innych użytkowników, na przykład wtedy, gdy Klient dokonuje rezerwacji u Partnera. Możemy również otrzymywać dane z usług dodatkowych i od dostawców, z których korzystasz w ramach Terminki, takich jak dostawcy logowania, SMS lub płatności dla funkcji płatnych. Część informacji zbieramy także automatycznie podczas korzystania z usług, na przykład w postaci logów systemowych, danych technicznych, identyfikatorów urządzeń lub danych analitycznych.
6. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres danych zależy od tego, z której części Terminki korzystasz i w jakim celu. Mogą to być w szczególności:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe,
- dane konta i profilu,
- dane związane z rezerwacjami,
- dane komunikacyjne,
- preferencje i ustawienia użytkownika,
- dane rozliczeniowe związane z korzystaniem z płatnych funkcji Terminki przez Partnera,
- dane techniczne, w tym identyfikatory urządzeń, adres IP, logi, cookies i dane diagnostyczne.
Szczegółowy zakres danych dotyczących Partnerów i Klientów opisujemy dalej, w osobnych rozdziałach tej Polityki.
7. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane
Dane osobowe przetwarzamy przede wszystkim po to, aby świadczyć i rozwijać nasze usługi. Obejmuje to prowadzenie kont użytkowników, obsługę rezerwacji, komunikację związaną z wizytami, wsparcie techniczne, bezpieczeństwo systemu, analitykę oraz rozwój funkcji produktu.
W przypadku Partnerów przetwarzamy także dane potrzebne do:
- rozliczeń z Terminką,
- wystawiania faktur,
- obsługi płatnych funkcji, takich jak abonament czy dodatkowe usługi.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest najczęściej:
- wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem,
- ciążący na nas obowiązek prawny,
- nasz prawnie uzasadniony interes,
- zgoda — jeśli jest wymagana w konkretnej sytuacji.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano wcześniej.
8. Komu możemy przekazywać dane
Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w świadczeniu usług. Chodzi przede wszystkim o:
- dostawców hostingu i chmury,
- dostawców narzędzi analitycznych i produktowych,
- dostawców logowania,
- dostawców wiadomości SMS i e-mail,
- dostawców płatności dla funkcji płatnych Terminki,
- podmioty świadczące wsparcie techniczne, księgowe, prawne, bezpieczeństwa albo operacyjne,
- organy publiczne, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
Szczegółową i aktualną listę podmiotów przetwarzających publikujemy osobno, w dedykowanym wykazie subprocesorów.
9. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy nasi dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach dbamy o to, aby przekazywanie danych odbywało się zgodnie z przepisami RODO i przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne albo inne dopuszczalne mechanizmy prawne.
10. Jak długo przechowujemy dane
Dane przechowujemy tylko tak długo, jak jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Dane związane z kontem i korzystaniem z usług przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, obsługi reklamacji, dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi. Dokumenty księgowe i rozliczeniowe przechowujemy przez czas wymagany przepisami prawa. Dane techniczne i logi bezpieczeństwa przechowujemy przez ograniczony czas, chyba że dłuższy okres jest uzasadniony bezpieczeństwem albo obowiązkami prawnymi. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania. Dane klientów Partnera przetwarzane przez nas jako podmiot przetwarzający przechowujemy zgodnie z instrukcjami Partnera i zasadami opisanymi w DPA.
11. Jakie prawa Ci przysługują
Masz prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
W sprawie realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami pod adresem:
support@terminka.com
lub
rodo@terminka.com
Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Usunięcie konta i danych
Jeżeli chcesz usunąć konto, możesz zrobić to bezpośrednio w aplikacji, korzystając z odpowiedniej opcji w ustawieniach profilu, albo skontaktować się z nami mailowo z adresu powiązanego z kontem.
Po usunięciu konta usuwamy albo anonimizujemy powiązane dane, chyba że mamy obowiązek zachować ich część na podstawie prawa albo ze względu na potrzebę obrony przed roszczeniami.
W przypadku Partnerów możliwy jest także eksport danych przed ich usunięciem. Szczegółowe zasady eksportu i usuwania danych klientów Partnera opisuje również DPA.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
Możemy natomiast korzystać z ograniczonych mechanizmów profilowania, na przykład po to, aby lepiej dopasować funkcje, treści lub komunikację do sposobu korzystania z usług. Takie działania opieramy na naszym prawnie uzasadnionym interesie i nie wywołują one skutków prawnych wobec użytkownika.
14. Bezpieczeństwo danych
Dbamy o bezpieczeństwo danych osobowych i stosujemy odpowiednie środki techniczne oraz organizacyjne. Obejmują one między innymi szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, zarządzanie uprawnieniami, monitoring zdarzeń, kopie zapasowe oraz procedury reagowania na incydenty.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji swoich obowiązków.
Korzystamy również z zaufanych dostawców infrastruktury, analityki, komunikacji i płatności, którzy zapewniają odpowiednie warunki ochrony danych zgodnie z obowiązującymi standardami i warunkami usług.
Jeżeli płatności za płatne funkcje Terminki są realizowane przez zewnętrznego dostawcę płatności, Terminka nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.
15. Cookies i technologie podobne
W serwisie Terminka używamy plików cookies oraz podobnych technologii, które pomagają nam:
- zapewnić prawidłowe działanie strony,
- utrzymać sesję użytkownika,
- lepiej rozumieć sposób korzystania z serwisu,
- rozwijać nasze usługi.
W aplikacjach mobilnych możemy korzystać również z technologii takich jak SDK, identyfikatory urządzeń lub inne identyfikatory techniczne, jeżeli są potrzebne do:
- analityki,
- bezpieczeństwa,
- logowania,
- diagnostyki.
Część tych technologii jest niezbędna do działania serwisu i aplikacji. Inne służą celom analitycznym lub funkcjonalnym i mogą wymagać Twojej zgody. Ustawieniami cookies możesz zarządzać za pomocą banera zgód lub ustawień swojej przeglądarki. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji serwisu.
Dodatkowe informacje o plikach cookies można znaleźć również na stronach edukacyjnych poświęconych tej tematyce, takich jak aboutcookies.org lub cookiecentral.com/faq/.
16. Uprawnienia aplikacji mobilnych i dane urządzenia
W zależności od funkcji aplikacji możemy prosić o dostęp do wybranych uprawnień urządzenia. Może to dotyczyć:
- kontaktów, jeśli Partner chce jednorazowo zaimportować bazę klientów z telefonu,
- powiadomień, jeśli użytkownik chce otrzymywać przypomnienia i komunikaty,
- aparatu lub galerii w celu dodania zdjęcia,
- geolokalizacji przy wyszukiwaniu usług w pobliżu,
- pamięci urządzenia potrzebnej do przechowywania ustawień lokalnych.
Zakres wykorzystywanych uprawnień zależy od systemu operacyjnego, ustawień urządzenia i tego, z jakich funkcji użytkownik rzeczywiście korzysta.
17. Partnerzy (Terminka Partner)
W przypadku Partnerów przetwarzamy dane potrzebne do utworzenia i prowadzenia konta, konfiguracji profilu, zarządzania ofertą, personelem, grafikiem pracy i rezerwacjami.
Mogą to być między innymi:
- dane identyfikacyjne firmy i użytkowników konta,
- dane kontaktowe,
- dane profilu działalności,
- informacje o usługach, cennikach i kuponach promocyjnych,
- dane personelu,
- dane techniczne związane z korzystaniem z aplikacji.
Jeżeli Partner korzysta z płatnych funkcji Terminki, przetwarzamy również dane związane z rozliczeniami Partnera z Terminką, takie jak:
- dane do faktur,
- identyfikatory płatności,
- saldo SMS,
- raporty rozliczeniowe dotyczące abonamentu i usług dodatkowych.
W zakresie klientów Partnera, których dane są wprowadzane do Terminka Partner, przetwarzanie odbywa się zgodnie z rolą procesora i zasadami opisanymi w DPA.
Dane Partnerów przetwarzamy w celu świadczenia usług, rozliczeń, bezpieczeństwa, analityki, przeciwdziałania nadużyciom, obsługi integracji i usług dodatkowych oraz — w odpowiednich przypadkach — marketingu własnego Terminki.
18. Klienci (Terminka)
W przypadku Klientów przetwarzamy dane potrzebne do założenia i obsługi konta, korzystania z funkcji aplikacji, wyszukiwania usług, składania rezerwacji oraz komunikacji związanej z wizytami.
Mogą to być między innymi:
- imię i nazwisko lub pseudonim,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- dane logowania,
- preferencje użytkownika,
- historia rezerwacji,
- ustawienia powiadomień,
- dane techniczne niezbędne do działania aplikacji lub serwisu.
Jeżeli Klient wyrazi odpowiednią zgodę, możemy również przetwarzać dane analityczne związane z korzystaniem z aplikacji lub serwisu w celu analizy działania produktu, poprawy jakości usług i rozwoju funkcji.
Dane Klientów przetwarzamy przede wszystkim po to, aby świadczyć usługi, obsługiwać rezerwacje, zapewniać bezpieczeństwo i rozwijać funkcje produktu. W przypadku danych analitycznych oraz działań marketingowych lub opcjonalnych powiadomień podstawą przetwarzania może być zgoda, jeżeli jest wymagana.
19. Zmiany Polityki Prywatności
Możemy aktualizować niniejszą Politykę Prywatności z przyczyn prawnych, organizacyjnych albo funkcjonalnych. O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji, na stronie internetowej lub innym odpowiednim kanałem.
Data obowiązywania: 24.03.2026
Wersja: 2.0 (PL)